SOAL KEARSIPAN
SOAL SISTEM KEARSIPAN
1.
Dalam bahasa Jerman, arsip yang berarti warkat disebut ....
a.
Felum
b. Archivalen
c.
Archief
d.
Archieve
e.
File
2.
Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....
a. cek
b.
data penjualan
c.
ATM
d.
daftar absensi
e.
curriculum vitae
3.
Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....
a. aktif
b.
inaktif
c.
pasif
d.
vital
e.
rahasia
4.
Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ....
a. stopmap folio
b.
folder
c.
hanging folder
d.
snelhecter
e.
ordner
5.
Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.
a.
25
b. 26
c.
27
d.
28
e.
29
6.
Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.
a.
22
b.
23
c.
24
d.
25
e. 26
7.
Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a.
Penampungan
b.
Penelitian
c. Penandatanganan
d.
Pengindeksan
e.
Pengkodean
8.
Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a.
Pengkodean
b.
Penampungan
c.
Penelitian
d. Penyimpanan
e.
Penyortiran
9.
Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah
....
a.
Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c.
Surat diteliti kemudian dikirim
d.
Menetapkan jumlah indeks
e.
Menandatangani
10. Setelah
arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a.
Laci
b.
Almari
c. Filling Cabinet
d.
Ruangan
e.
Tas
11. Dibawah ini
yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....
a.
Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b.
Menuju tempat penyimpanan
c.
Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e.
Mengisi bon peminjam
12. Sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi
dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a.
Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c.
Sistem Kronologi
d.
Sistem Wilayah
e.
Sistem Nama
13. Pola
klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....
a.
Vertikal
b.
Horizontal
c. Berjenjang
d.
Diagonal
e.
Vertikal berjenjang
14. Berikut ini
yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b.
Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c.
Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d.
Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e.
Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi
pemilik arsip
15. Surat sebelum
disimpaan dicatat dalam ....
a.
Buku tulis
b. Buku agenda
c.
Buku klaper
d.
Buku simpan
e.
Kertas
16. Pada sistem
subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan
warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b.
Indeks
c.
Rak sortir
d.
Subjek surat
e.
Kartu indeks
17. Pada filling
sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....
a. Sejumlah sub-sub masalah yang ada
b.
Kelompok masalah
c.
Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d.
Kebutuhan
e.
Pembagian indeks
18. Proses
menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk
kepentingan penyimpanan disebut ....
a.
Mengkode
b.
Menyortir
c. Mengindeks
d.
Menyimpan
e.
Memeriksa
19. Perhatikan
langkah-langkah berikut :
i. Mengindeks
arsip yang akan dipinjam
ii. Menuju
tempat penyimpanan
iii. Kenali
arsip yang diminta atau yang diperlukan
iv. Telusuri
dengan menggunankan kartu indeks
v.
Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
vi. Mengisi
bon peminjam
vii.
Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah
yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah
....
a.
i – ii – iii – iv – v – vi – vii
b.
ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c.
iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e.
iii – iv – ii – i – v – vi – vii
20. Untuk
mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat
diindeks menjadi ....
a. Pratama Aga Bekti
b.
Pratama Bekti Aga
c.
Aga Pratama Bekti
d.
Bekti Aga Pratama
e.
Bekti Pratama Aga
21. Kegiatan
menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks
disebut ....
a.
Unit
b.
Mengkode
c. Mengabjad
d.
Caption
e.
Mengindeks
22. Penyimpanan
warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah
....
a.
22
b.
23
c.
24
d.
25
e. 26
23.
Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk
b.
Tanggal surat keluar
c.
Tanggal suraat ditandatangani
d.
Tanggal surat dikode
e.
Tanggal surat dikirim
24. Mudah
mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....
a.
Abjad
b. Subjek
c.
Wilayah
d.
Tanggal
e.
Nomor
25. Apabila akan
menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih
dahulu ....
a.
Pemisahan
b.
Masalah
c.
Pengelompokan
d.
Subjek
e. Klasifikasi
26. Surat
lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…
a.
financial record
b.
inventory record
c. personal record
d.
sales record
e.
production record
27. Yang
merupakan tujuan kearsipan adalah…
a.
agar tenteram
b. agar mudah mendapatkan kembali arsip
saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat
c.
untuk menjaga kelestarian kantor
d.
agar arsip terus bertambah
e.
untuk menjaga kerahasiaan Negara
28. Arsip
disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip
seperti ini disebut.…
a.
horizontal
b.
vertikal
c. lateral
d.
literer
e.
korporil
29. Lemari arsip
yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalam laci
terdapat deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang
disebut…
a. filing cabinet
b.
ordner
c.
hanging folder
d.
rotary
e.
snelhecter
30. Alat yang
berfungsi untuk melubangi kertas disebut…
a. perforator
b. Stapler
c. ordner
d.
numerator
e.
staples
31. Ada 5 macam
sistem pengarsipan, kecuali……
a. Sistem Abjad
(Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal
(Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Kartu indeks
e. Sistem Tanggal
32. Yang dimaksud
dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….
a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah yang menjadi alamat suatu surat
b. sistem
penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem
penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya
dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang,
nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
d. sistem
penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat
masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
e. Sistem yang di
dasarkan pada buku agenda
33. Yang tidak termasuk peralatan
kearsipan/arsip adalah…..
a.Filling cabinet
b.Rotary
c.Kulkas
d.Lemari arsip
e.Perforator
34. Yang dimaksud
dengan Guide adalah….
a.Lemari tanpa pintu
tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton
yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
c. Semacam filing
cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.
d. Map besar dengan
ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
e. Semua salah
35. Guide terdiri
dari 2 bagian, yaitu…..
a. Tab Guide& Badan Guide
b. Guide
pertama&Guide kedua
c.Guide
kecil&Guide sedang
d.Guide Sedang
e.Semua Benar
36. Ada tiga
istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah
tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan
lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah….
a. yaitu
penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana
arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu
dalam.
b. yaitu
penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus
(vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. sarana yang
digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara
tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
e. penempatan arsip
dengan stopmap folio
37. Kotak
digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat…
a.
aktif
b. inaktif
c. statis
d.
pasif
e.
vital
38. Alat semacam
filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…
a. rotary
b. ordner
c. perforator
d.
numerator
e.
staples
39. Untuk
mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka
dapat digunakan…
a.
kartu indeks
b. kartu
tunjuk silang
c. out
slip
d.
buku arsip
e.
ticler file
40. Lembar
pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pinjam arsip ke-2 akan disimpan…
a.
oleh arsiparis
b. oleh
sekretaris
c. oleh peminjam
d.
pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam
e.
ticler file
Komentar
Posting Komentar