ARSIP LATIHAN SOAL DAN JAWABAN

SOAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA

SOAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA

Soal ISIAN

1.apakah yang dimaksud dengan filling system abjad secara umum!

2.sebutkan minimal 3 kriteria penyimpanan arsip!

3. sebutkan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam system masalah!

4 .apakah yang dimaksud dengan filling system wilayah/geografis?

5.apakah yang dimaksud dengan unit dalam mengindeks?

6.sebutkan 2 saja kelebihan dari filling system abjad!

7.apakah yang dimaksud dengan filling system tanggal/chronologis?

8.fungsi arsip ada 2 sebutkan!

9.apakah yang dimaksud dengan kartu indeks?

10. sebutkan yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihaL!

Jawaban

1.)sistem penerimaan,penyusunan,penyimpanan,penggunaan,pemeliharaan,dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad.

2.) 1.sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

    2.mudah dilaksanakan dan digunakan

    3.menghemat tenaga dan peralatan

3.)1.meneliti dan membaca warkat

   2.mengindeks

   3.memberi kode

   4.peryotiran

   5.penyimpanan

4.) Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

5).unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.

6.)   1.dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan berkelmpok menjadi satu .

   2.pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim atau yang dikirimi surat.

7.) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

8.) a.      Arsip dinamis

   b.      Arsip statis

9.) Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

10.) a. Daftar Indeks

       b. Perlengkapan menyimpan surat

       c. Pemberian kode surat

       d. Penyimpanan surat, dengan cara

        e. Menyimpan kartu kendali.

PILIHAN GANDA

1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor

d.Kartu indeks

Jawaban: D

2. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….

a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat

b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan

c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

Jawaban: A

3. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..

a.Filling cabinet

b.Rotary

c.Kulkas

d.Lemari arsip

Jawaban: C

4. Yang dimaksud dengan Guide adalah….

a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.

d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.

Jawaban: B

5. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..

a. Tab Guide& Badan Guide

b. Guide pertama&Guide kedua

c.Guide kecil&Guide sedang

d.Semua Benar

Jawaban: A

6. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah….

a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.

c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip

d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping

Jawaban: D

7. Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. adalah….

a.Kartu indeks

b. POSTEPEL

c.Guide

d. Kotak/box

Jawaban: B