MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN
Mengelola Sistem
Kearsipan
Arsip adalah
setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film,
media komputer dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga
apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Kearsipan adalah suatu
proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan,
dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat dan mudah.
1. Nilai
guna arsip yang dikenal dengan istilah ALFRED adalah sebagai berikut :
A = Administrasi
Value (Nilai Administrasi)
L = Legal
Value (Nilai Hukum)
F = Fiscal
Value (Nilai Keuanganan)
R = Research
Value (Nilai Penelitian)
E = Education
Value (Nilai Pendidikan)
D = Documentation
Value ( Nilai Dokumentasi)
2. Fungsi dari peralatan kearsipan yaitu
sebagai berikut :
a. sebagai sarana penyimpanan arsip,
b. sebagai alat bantu untuk mempercepat,
meringankan, mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
c. sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan
lama.
Alat kearsipan yang penyimpanannya dilakukan
secara:
1. Horizontal: stopmap
folio, snelhecter
2.
Vertikal: filing cabinet, folder, hanging
folder
3.
Lateral: rotary, lemari arsip, rak arsip, ordner,
kotak/box arsip
Perbedaan dari alat-alat berikut ini:
1. Stopmap
folio: map yang terdapat daun penutup pada setiap
sisinya.
2. Map snelhecter:
map yang mempunyai penjepit di tengah map.
3. Map folder:
map tanpa dilengkapi dengan daun penutup
4. Hanging
folder: folder yang mempunyai besi penggantung
Karakteristik dari filing cabinet adalah
sebagai berikut :
Filing Cabinet, yaitu almari
arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1–6 laci. Tetapi yang paling
banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih
5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal)
berderet ke belakang. Arsip yang disimpan tidak melebihi dari 4000 surat,
dengan folder sekitar 40– 50 folder dan guide 20-40
lembar.
Dalam
laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.
Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Filing
cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik
adalah dari logam, karena lebih kuat.
Cara pengaturan posisi tab guide yaitu
sebagai berikut :
1. Guide pertama,
yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk
menuliskan kelompok utama (main subject).
2. Guide kedua,
yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
3. Guide ketiga,
yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih
khusus lagi.
Jenis-jenis stapler yaitu sebagai
berikut :
1. Stapler kecil,
yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel
maksimum 10 lembar kertas.
2. Stapler sedang,
yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20
lembar kertas.
3. Stapler besar,
yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih
dari 20 lembar kertas.
Perbedaan antara kartu indeks dan kartu tunjuk
silang yaitu sebagai berikut :
- Kartu
indeks, yaitu kartu yang berisi tentang identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
- Kartu
tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang
berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari
pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran
12,5 cm x 7,5 cm.
Untuk menentukan atau membeli peralatan
kearsipan diperlukan penghitungan yang cermat, agar biaya yang digunakan untuk
menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip dapat dilakukan secara efisien dan
efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap
kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Hal ini sangat penting agar tidak
ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan (mubazir). Untuk mengetahui
peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor,
maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survei terhadap kebutuhan
peralatan. Survei dilakukan secara intern dan ekstern. Secara intern dapat dilakukan
dengan mendata peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap unit
kerja.
1.
Pengertian dari :
Asas
Sentralisasi: pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip,
baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan
dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit
kearsipan.
Asas
Desentralisasi: pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip,
baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing
unit kerja dalam suatu organisasi.
Asas
Gabungan: asas ini merupakan gabungan dari sistem
sentralisasi dan desentralisasi, dimana masing-masing unit kerja dapat
melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri namun pengendaliannya
dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu
asas dan meminimalkan kekurangannya.
Sistem
Penyimpanan: sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.
2. Pengertian
dari :
Sistem
Abjad : sistem penyimpanan arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Nama
orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.
Sistem
Subjek : sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Sistem
Wilayah : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.
Sistem
Nomor : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dengan menggunakan kode angka/nomor.
Sistem
Tanggal : sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
Caption
untuk setiap sistem penyimpanan yaitu sebagai berikut,
·
Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim
(surat masuk), yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara,
badan-badan swasta, maupun nama-nama individu , dan nama alamat yang dituju
(surat keluar).
·
Pada sistem subjek kata tangkapnya adalah nama
masalah/perihal/isi surat.
·
Pada sistem tanggal kata tangkapnya adalah tanggal
surat.
·
Pada sistem wilayah kata tangkapnya adalah nama
tempat asal surat(surat masuk), dan nama tempat alamat yang dituju (surat
keluar).
·
Pada sistem nomor kata tangkapnya adalah angka atau
nomor tertentu sesuai aturan sistem nomor.
Contoh Daftar Klasifikasi Subjek
Kepegawaian
(Masalah
Utama)
Cuti
(Sub
Masalah)
Cuti
Hamil
Cuti
Sakit
(Sub-sub
Masalah)
Cuti Tahunan
Contoh
Daftar Klasifikasi Wilayah dengan tiga tingkatan untuk wilayah DKI Jakarta
sebagai wilayah utama!
DKI
Jakarta
Jakarta Timur
Jakarta Selatan
Mampang Prapatan
Pancoran
Tebet
Kalibata
Jakarta Barat
Jakarta Utara
Jakarta Pusat
Cara
mengindeks surat dalam sistem nomor yaitu sebagai berikut :
- Sistem
nomor dewey : lihat masalah surat tersebut dan cocokkan dengan daftar
klasifikasi nomor dewey. Surat tersebut berada di kelompok mana. Jangan
lupa buat kartu indeksnya.
- Sistem
nomor seri: tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan,
kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama
tersebut pada laci cardex.
- Sistem
nomor terminal digit: mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi
nomor arsip yang berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk
menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.
Prosedur
menyimpan surat menggunakan sistem :
1.
Sistem abjad : memeriksa berkas, mengindeks surat,
mengkode surat, menyortir surat, menempatkan surat
2.
Sistem Subjek : memeriksa berkas, mengindeks,
mengkode, menyortir, menempatkan
3.
Sistem Wilayah : memeriksa berkas, mengindeks,
mengkode, menyortir, menempatkan
4.
Sistem nomor : memeriksa berkas, mengindeks,
mengkode, menyortir, menempatkan
5.
Sistem Tanggal : memeriksa berkas, mengindeks,
mengkode, menyortir, menempatkan
Lembar
pinjam arsip dibuat rangkap tiga, yaitu :
1. Lembar
ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai
tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
2.
Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti
peminjaman.
3.
Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang
disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
Langkah-langkah mencari arsip atas nama Ir. Dewi
Lestari dengan menggunakan sisem subjek yaitu sebagai berikut :
1. Tentukan
nama orang/perusahaan sebagai identitas surat yaitu Ir. Dewi Lestari
2. Indekslah
nama tersebut : Lestari, Dewi, Ir.
3. Tentukan
kodenya yaitu : Le
4. Carilah
kartu indeks pada laci cardex yang berkode L, di
belakang guide Le
5. Lihatlah
kode surat yang tertera pada kartu indeks.
Le
Judul
Surat
: Ir. Dewi Lestari
No.
Surat
: 11/C/I/09
Tanggal Surat : 14
Januari 2009
Kode
Surat
: Cuti
Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi
subjek.
Misalnya
: Cuti – Kesejahteraan - Kepegawaian.
1.
Cari arsip tersebut pada laci yang berkode
Kepegawaian, di belakang guide Kesejahteraan dan di
dalam folder Cuti.
2.
Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang
dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3.
Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam
arsip (lembar 2).
4.
Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler
file.
Pertimbangan
dalam memilih sistem penyimpanan yaitu sebagai berikut.
1.
Mudah dilaksanakan dan digunakan.
2.
Hemat tenaga dan peralatan.
3.
Hemat waktu dan biaya.
4.
Sederhana.
5.
Fleksibel dan mudah dikembangkan.
6.
Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.
Ruang lingkup kearsipan yaitu mulai penciptaan
arsip, pengurusan dan pengendalian arsip, pemanfaatan arsip, pemeliharaan
arsip, dan penyusutan arsip. Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Th. 1979 yaitu
sebagai berikut :
1. Memindahkan
arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
organisasi.
2.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
3.
Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau BAD (Badan Arsip Daerah).
Salah satu tujuan penyusutan kearsipan adalah demi
efisiensi dan efektifitas pengelolaan kearsipan, yaitu: Setiap ada kegiatan,
akan tercipta arsip baru. Setiap hari arsip selalu bertambah, jadi dapat
dibayangkan tumpukan arsip kian hari kian menjulang. Saat ini hanya butuh
satu tempat arsip, besok menjadi dua, lusa menjadi tiga, dan seterusnya.
Hari ini hanya perlu satu ruangan, satu tahun kemudian dua ruangan, 3 -5 tahun
bertambah banyak ruangan. Semakin banyak tenaga yang dibutuhkan untuk menangani
arsip, semakin banyak biaya yang dikeluarkan untuk membayar tenaga, semakin
banyak waktu yang dibutuhkan untuk mencari satu lembar arsip, dan semakin sulit
untuk ditemukan. Apa yang disampaikan di atas dapat memberikan gambaran,
bahwa jika tidak ada penyusutan arsip, maka akan membawa banyak kerugian kepada
perusahaan. Sebaliknya dengan adanya penyusutan arsip efisiensi dan efektifitas
pengelolaan arsip menjadi lebih baik.
Tujuan pemeliharaan arsip, yaitu sebagai berikut :
1.
Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan
efisien.
2.
Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas.
3.
Memperkecil gangguan terhadap organisasi.
4.
Mencegah terjadinya bencana.
5.
Mencegah kerugian bagi pegawai dan masyarakat.
6.
Melindungi hak milik organisasi dan perusahaan.
Lima cara yang dapat dilakukan dalam memelihara
arsip yaitu sebagai berikut :
1. Memencarkan
salinan arsip
2. Membuat
duplikasi sebagai bahan rujukan.
3. Menyimpan
pada ruang khusus
4. Membangun
ruang/gedung
5. Melakukan
fumigasi
Tujuan pencatatan surat yang masuk ataupun yang
keluar yaitu sebagai berikut :
1. Untuk
mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.
2. Untuk
mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiap
bulan, dan setiap tahun.
3. Sebagai
bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain
maupun yang dibuat oleh perusahaan.
4. Agar
tertib administrasi.
Teknik penyusutan arsip yaitu sebagai berikut :
1. Berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip (JRA), langkah-langkahnya :
· Inventarisasi
· Penyusunan
daftar jenis/series arsip
· Penilaian
arsip
· Penentuan
nasib akhir
· Penyusunan
konsep
· Pengesahan
· Pelatihan
· Kontrol
penggunaan dan penyempurnaan
2. Berdasarkan
Non Jadwal Retensi Arsip, langkah-langkahnya:
· Pelaksanaan
pembenahan arsip
· Penilaian
arsip
· Penyusunan
daftar arsip
· Pelaksanaan
penyusutan
· Perencanaan
pembenahan arsip
Cara pemindahan arsip dari unit kerja ke unit
sentral arsip yaitu sebagai berikut :
1. Petugas
membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang akan
diserahkan (Daftar Pertelaan).
2. Penandatanganan
Berita Acara tersebut oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.
Proses penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan
ke Arsip Nasional sesuai dengan PP No. 34 tahun 1979 yaitu sebagai
berikut.
1. Arsip
yang disimpan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah di
tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.
2. Arsip
yang disimpan oleh Badan-badan Nasional Daerah harus diserahkan kepada Arsip
nasional Daerah (sekarang Badan Kearsipan Daerah).
3. Penyerahan
arsip sebagai mana dimaksud di atas dilakukan sekurang-kurangnya satu kali
dalam 10 tahun, serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip
yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.
Prosedur
pemusnahan arsip yaitu sebagai berikut :
1. Seleksi
Arsip.
2. Pembuatan
Daftar Jenis Arsip yang akan dimusnahkan (Daftar Pertelaan ).
3. Pembuatan
Berita Acara Pemusnahan.
4. Pelaksanaan
pemusnahan dengan 2 orang saksi.
- 10
contoh arsip yaitu surat, kuitansi, faktur, foto, flash disk,
mikro film, telegram, formulir, rekaman pada pita kaset, dan giro..
- 10
macam peralatan kearsipan yaitu filing cabinet, rotary, lemari
arsip, rak arsip, guide, snelhecter map, folder map, hanging
folder, ordner, box arsip
5 kriteria yang perlu dipertimbangkan
dalam memilih/membeli peralatan kearsipan yaitu sebagai berikut.
1.
Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan
ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sabagainya.
2.
Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan
sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti
untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, sangat rahasia,
dan sebagainya.
3.
Peralatan yang digunakan juga memperhatikan
pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakah jumlah arsip terus bertambah setiap
tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.
4.
Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan
kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada
lokasinya.
5.
Peralatan yang akan digunakan juga harus
mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan
kemungkinan untuk perluasannya.
Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas
gabungan, yaitu sebagai berikut.
1. Keseragaman
prosedur dan tata kerja.
2. Proses
kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
3. Efisiensi
kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
4. Lebih
mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
5. Karyawan
di unit kerja dapat bertambah.
Cara menyimpan surat masuk dari PT Indofood Sukses
Makmur, Tbk, jika penyimpanan menggunakan sistem abjad yaitu sebagai berikut.
1. Memeriksa
berkas apakah sudah ada tanda pelepasnya (file).
2. Mengindeks,
PT Indofood Sukses Makmur, Tbk., menjadi Indofood Sukses Makmur, Tbk., PT
3. Mengkode,
yaitu In
4. Menyortir
5. Menempatkan,
surat ditempatkan di laci filing cabinet dengan kode A-Z, di
belakang guide berkode I, di dalam folder berkode In.
- Arsip
yang berkode 28 Juni 2009 disimpan, jika menggunakan sistem tanggal,
yaitu di dalam laci dengan kode 2009, di belakang guide Juni di dalam folder 28
- Gambar
filing cabinet yang terdiri dari 4 laci, beri kode pada laci, jika penyimpanan
menggunakan sistem nomor terminal digit
DDC menurut Melvil Dewey yaitu :
000 Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Ilmu Terapan
700 Kesenian
800 Kesusasteraan
900 Sejarah dan Ilmu Bumi
Contoh daftar klasifikasi wilayah menurut nama
negara yaitu sebagai berikut.
ASIA
(wilayah
utama )
Asia Tenggara
(sub
wilayah)
Brunei
Indonesia
Malaysia (sub –sub
wilayah)
Philipina
Singapura
Asia
Timur
China
Jepang
Korea Selatan
Taiwan
Pemeliharaan arsip perlu dilakukan karena arsip
tersebut lebih banyak terbuat dari kertas sehingga memerlukan pemeliharaan,
agar nilai informasi yang ada di dalamnya masih terus dapat digunakan selama
arsip tersebut diperlukan.
Jawablah
pertanyaan di bawah ini dengan baik benar!
1. Untuk menentukan kode pada surat masuk yang akan disimpan pada penyimpanan arsip sistem subjek maka dilihat pada perihal suratnya, jika surat yang masuk tidak ada perihal suratnya, maka untuk menentukan kode surat dapat dilihat pada…
2. PT Maju Mundur Cantik menyimpan arsipnya berdasarkan sistem abjad dan
tempat penyimpanannya menggunakan filling cabinet dengan kode sebagai berikut :
Laci 1 Kode : A – G
Laci 2 Kode : H – N
Laci 3 Kode : O – T
Laci 4 Kode : U – Z
Jika anda sebagai sekretaris PT Maju Mundur
Cantik, surat yang berkode : Ag, maka akan disimpan pada filling cabinet, laci
ke…
4. Jelaskan
yang dimaksud Filling Sistem ?
5. Jelaskan langkah-langkah penanganan surat masuk ?
6. Prosedur pengurusan suat keluar pada unit pengolahan
meliputi ...
7. Buku agenda adalah buku yang berisi daftar yang memuat
kolom-kolom tertentu yang berfungsi untuk mencatat ...
8. Merupakan lembar kertas
tebal atau karton yang digunakansebagai penunjuk atau sekat pemisahdalam
penyimpanan arsip ….
9.
Jelaskan Pengertian dari peralatan Kearsipan
10.
sebut dan jelaskan lima sistem kearsipan ?
Selamat Mengerjakan
KIRIMLAH TUGAS ARSIP INI Ke email : akuswanto089@gmail.com 1 hari sebelum Ujian PAT
Komentar
Posting Komentar